Инструкции по СЭД

• Инструкция по работе с документами 1С:Документооборот
• Инструкция по работе с задачами 1С:Документооборот
• Инструкция по работе с мероприятиями 1С:Документооборот

Инструкция по работе с документами 1С:Документооборот

1. Способы создания нового документа

На начальной странице с панелью разделов слева выбрать раздел «Документы» 

Документы → Мои документы  → Создать

 Документы → Создать: Документ

2. Создание нового документа

Выбрать вид документа (в поисковой строке или вручную из списка доступных документов) и нажать кнопку «Создать».

Заполнить «Реквизиты» (обязательные поля обозначены красным пунктиром). Основные поля будут настроены автоматически, необходимо заполнить поле  «Заголовок», затем «Добавить файл» (автоматически разместится в основных файлах).

Добавить файл также можно через раздел «Файлы», при этом необходимо  выбрать – файл является основным или вспомогательным.

3. Обработка документа

 

Обработка документа включает в себя 4 основных этапа – согласование, утверждение, регистрация, ознакомление (маршрут настроен автоматически в зависимости от вида документа).

 

Для запуска обработки необходимо нажать кнопку «Начать работу».

После начала обработки появится строфа с датой и временем начала обработки, а также значок  (таким образом обозначен этап, на котором находится обработка документа). Завершенный этап будет отмечен знаком .

При необходимости поставить обработку документа на паузу – нажать кнопку , чтобы прервать обработку документа – кнопку  (обязательно указав причину в открывшемся окне). 

После того, как изменения в документ внесены, можно вновь запустить его обработку. Для этого необходимо открыть раздел «Еще» и выбрать «Заполнить». Нажать кнопку «Начать обработку».

В случае изменения документа после его согласования 1С создаст специальную пометку в «Листе согласования с историей».

После завершения обработки все этапы будут отмечены знаком .

4. Внесение изменений в обработку документа

Правой кнопкой мыши во вкладке «Обработка» открыть меню, выбрать «Изменить».

Определить этап обработки, в котором необходимо внести поправки, выделить его. Выбрать «Добавить участника» или «Добавить этап». 

При добавлении сотрудника в уже существующий этап обработки необходимо нажать кнопку справа в строке, где будет указано имя.

Далее – внести данные о сотруднике в поисковую строку или выбрать из списка, подтвердить действия, нажав кнопку «Готово».

После внесения всех необходимых изменений в обработку документа нажать кнопку «Готово». 

5. Просмотр документа

Все доступные для просмотра документы находятся в разделе «Документы» или «Мои документы».

Информационно-аналитический центр 
63-49-00 (доб. 1801)

Инструкция по работе с задачами 1С:Документооборот

1. Типы задач, назначенных пользователю
2. Создание задач
   1) Создание задачи «Поручение»
   2) Создание задачи «Поручение» (с постановкой контроля)
   3) Создание задачи «Ознакомление»
   4) Создание задачи «Ознакомление» (с постановкой контроля)
3. Просмотр задач, назначенных пользователю
   1) Основные положения
   2) Задача «Ознакомление»
   3) Задача «Поручение»
4. Отправка задачи на доработку
5. Неверно адресованные задачи
6. Контроль задач
7. Проверка задач

      1. Типы задач, назначенных пользователю

Пользователю могут быть направлены следующие задачи:
 - Поручение
 - Ознакомление

2. Создание задач

1. Создание задачи «Поручение»
На начальной странице с панелью разделов слева выбрать раздел «Совместная работа».

2) Выбрать «Задачи от меня»

3) Создать «Новую задачу»

4) Выбрать «Поручение»

5) Заполнить поля (обязательные обозначены красным пунктиром):
- Исполнитель (кому назначено задание, можно выбрать несколько исполнителей; подобрать исполнителя можно из списка или по поиску)
- Задача (задание)
- Описание (конкретизировать задание, прописать детали)
- Проверяющий (при необходимости)
- Указать начало и срок выполнения (при необходимости)
- Приоритет - высокий, обычный, низкий (при необходимости)

Добавить несколько исполнителей можно, нажав правой кнопкой на графу «Исполнитель».

Если исполнителей несколько, то можно выбрать ответственного, выделив его (нажать одним щелчком левой кнопкой на исполнителя) и нажав кнопку «Ответственный исполнитель». После нажатия на кнопку выбранный исполнитель будет выделен жирным шрифтом.

6) «Записать» задачу, затем «Направить на исполнение».

Все отправленные задачи, а также сроки выполнения, исполнители и статус выполнения можно просмотреть в разделе «Задачи от меня» или «Все задачи» («Совместная работа»).
Текущее состояние задач – F5 или кнопка «Обновить».

2. Создание задачи «Поручение» (с постановкой контроля)

Работа с данными задачами на начальном этапе проводится аналогично задачам «Поручение» (без контроля).
1) Для постановки контроля необходимо записать поля:
- Исполнитель
- Проверяющий (при необходимости)
- Задача (задание)
- Описание (конкретизировать задание, прописать детали)
2) «Записать» задачу. Только после этого возможно установить контроль.

3) Нажать кнопку «Контроль»

4) Проверить или уточнить данные:
- Описание контроля (конкретизировать задание, прописать детали)
- Подтвердить/заменить контролируемого (выбрать несколько)
- Подтвердить/заменить контролера
- Установить сроки, если необходимо
5) Нажать «Поставить на контроль»

6) Нажать кнопку «Направить на исполнение».
После этого задача отразится в разделе «Задачи от меня» или «Все задачи» (Совместная работа) со значком (контроль) – зеленый (задан контроль), красным (контроль не произведен), серым (контроль выполнен).

3. Создание задачи «Ознакомление»

1) На начальной странице с панелью разделов слева выбрать раздел «Совместная работа».
2) Выбрать «Задачи от меня».
3) Создать «Новую задачу».
4) Выбрать «Ознакомление».

5) Заполнить обязательные поля:
- Ознакомляемый (можно выбрать несколько пользователей)
- Описание
- Прикрепить файл, если это необходимо
6) «Записать» задачу, затем «Направить на ознакомление».

Все задачи на ознакомление, а также историю их выполнения можно просмотреть в разделе «Задачи от меня» и «Все задачи» («Совместная работа»).

4. Создание задачи «Ознакомление» (с постановкой контроля)

1) На начальной странице с панелью разделов слева выбрать раздел «Совместная работа».
2) Выбрать «Задачи от меня».
3) Создать «Новую задачу».
4) Выбрать «Ознакомление».

5) Заполнить обязательные поля:
- Ознакомляемый (можно выбрать несколько пользователей)
- Описание
6) «Записать» задачу. Только после этого возможно установить контроль.
7) Нажать кнопку «Контроль».
8) Проверить или уточнить данные:
- Описание контроля
- Подтвердить/заменить контролируемого (выбрать несколько)
- Подтвердить/заменить контролера
- Установить сроки, если необходимо
9) Нажать кнопку «Поставить на контроль».

10) Нажать кнопку «Направить на ознакомление».
После этого задача отразится в разделе «Задачи от меня» или «Все задачи» (Совместная работа) со значком (контроль) – зеленый (задан контроль), красным (контроль не произведен), серым (контроль выполнен).

3. Просмотр задач, назначенных пользователю

После нажатия на надпись «Задачи мне» (Совместная работа) откроется новая вкладка, в которой будут видны все задачи, адресованные Вам. Жирным шрифтом отображаются непринятые задачи (новые).
Чтобы отобразить все выполненные задачи, необходимо на вкладке «Задачи мне» нажать кнопку «Ещё» в правом верхнем углу и отметить пункт «Показать выполненные».

Выполненные ранее задачи будут отмечены галочками.

Принять задачу к исполнению следует в день поступления. Обратите внимание, что в «отчеты о неисполнении задач» попадают только просроченные задачи. Если срок не указан отправителем, он выставляется по умолчанию (30 дней).

1. Задача «Ознакомление»

1) На начальной странице с панелью разделов слева выбрать раздел «Совместная работа».
2) Выбрать «Задачи мне».
3) Открыть адресованную вам задачу (выделена жирным шрифтом).
4) Нажать кнопку «Взять в работу».

После этого автор увидит, что Вы начали работу с задачей.

Исполнитель может также «Отменить взятие в работу». Тогда автор будет видеть, что задача находится в работе, но не завершена.

После ознакомления с задачей необходимо нажать кнопку «Ознакомился» (при необходимости заполнить окно «Комментарий») – задача автоматически исчезнет из списка актуальных задач исполнителя и автора. Просмотреть ее можно в разделе «Все задачи» (Совместная работа) либо «Задачи мне» («Выполненные» во вкладке «Ещё»).

2. Задача «Поручение»

1) На начальной странице с панелью разделов слева выбрать раздел «Совместная работа».
2) Выбрать «Задачи мне».
3) Открыть адресованную вам задачу (выделена жирным шрифтом).
4) Нажать кнопку «Взять в работу». После этого автор увидит, что Вы начали работу с задачей. 
5) После выполнения задачи Поручение, заполнить «Отчет об исполнении» и нажать кнопку «Выполнена».

После этого задача будет отмечена как выполненная у исполнителя и автора.

4. Отправка задачи на доработку

Автор задачи имеет возможность отправить задачу на доработку после ее закрытия исполнителем.
1) Открыть задачу, нажать на кнопку «Вернуть на доработку» (при необходимости обновить страницу).

2) В открывшемся окне уточнить или заменить исполнителя, обязательно указать общую причину возврата, при необходимости срок. Нажать на кнопку «Вернуть на доработку».

После нажатия на кнопку «Вернуть на доработку» задача автоматически пропадает из списка задач автора, а получателю снова приходит задача на исполнение с историей выполнения и комментариями по доработке. Автор автоматически назначается проверяющим.
Просмотреть задачу и автору, и исполнителю можно в разделе «Задачи мне», она вновь становится активной (выделена жирным шрифтом).

Исполнитель получает задачу на доработку. После доработки, ему необходимо заполнить «Отчет об исполнении», нажать на кнопку «Выполнена».

Автор получает задачу «Проверить исполнение» («Задачи мне»). Если исполнение удовлетворяет поставленной пользователю задаче, отправитель нажимает на кнопку «Проверено».

Задача может быть отправлена на доработку автором, контролером, исполнителем.

5. Неверно адресованные задачи

Если по какой-то причине пользователю приходит задача, которая должна быть адресована другому пользователю, например, из другого подразделения, то следует «Перенаправить задачу другому исполнителю».

В открывшемся окне обязательно выберите пользователя, которому необходимо направить задачу, в поле «Комментарий» укажите причину невозможности выполнения задачи, нажмите кнопку «Перенаправить».

После нажатия на кнопку «Перенаправить» задача автоматически пропадет из списка задач назначенного вначале исполнителя, а отправителю придет актуальная задача с пометкой «Перенаправлена» в истории выполнения.

6. Контроль задач

Контроль задач позволяет следить за текущим состоянием задач. Задачи, направленные контролеру, находятся в разделе «На контроле» (Совместная работа).

В разделе «На контроле», можно увидеть список задач, а также просмотреть отдельную задачу, где будет указаны
- задача контроля (необходимое действие)
- ссылка на подконтрольную задачу
- исполнителя, подлежащего контролю
- срок исполнения (если задан)

При переходе по ссылке на контролируемую задачу можно увидеть историю ее выполнения и текущий статус (в работе, закрыта и т.п.)
Также контролер может назначить ответственного исполнителя, отправить задачу на доработку, отменить или завершить задачу, вносить правки в окне для записей (в задаче исполнителю) вместе с автором и исполнителем, перенести срок.
После того, как исполнитель завершит работу над задачей, задача все еще будет «на контроле».

Чтобы завершить контроль задачи необходимо нажать кнопку «Снять с контроля» (находится в окне задачи «Контроль»). Задача по контролю исчезнет из списка задач контролера, а на контролируемой задаче появится отметка – серая кнопка  («Все задачи»).

Автор задач может просмотреть все направленные на контроль задачи в разделе «Задачи от меня», нажав на кнопку «Контроль».

Для того, чтобы просмотреть задачи определенного контролера, можно составить отчет.

Варианты отчетов о контроле:
- контроль с истекшими сроками
- на контроле
-сводка о контроле

После выбора варианта отчета, а также изменения любых параметров (вариант, срок, контролер) необходимо нажать кнопку «Сформировать».

После этого будет сформирована «Сводка о контроле».

Состояние задач (в работе, закрыта и т.п.) можно проверить в разделе «Все задачи», нажав кнопку «Ещё» в правом верхнем углу и выбрав «Анализ».

После выбора варианта анализа, а также изменения любых параметров необходимо нажать кнопку «Сформировать».

Также результат отчета можно сохранить в файл или отправить по электронной почте.

7. Проверка задач

Проверяющий отвечает за проверку конкретных результатов исполнения, возвращая задачи на доработку при необходимости. Назначить проверяющего может

- автор (при написании задачи) 

- автор (после завершения задачи исполнителем)

- контролер (после завершения задачи исполнителем)

Приступить к проверке задачи становится возможным только после завершения задачи исполнителем. После этого проверяющему автоматически будет направлена новая задача «Проверить» («Задачи мне»).

1) Открыть задачу («Задачи мне» в «Совместной работе»)

2) Нажать кнопку «Принять в работу», начать проверку

3) По результатам проверки написать комментарий, выбрать «Проверено» или «Вернуть на доработку».

Исполнитель, открыв задачу, может ознакомиться с замечаниями проверяющего («Задачи мне», «Выполненные»).

Если проверяющий был назначен в начале создания задачи, то задача будет закрыта только после завершения проверки.

Информационно-аналитический центр 
63-49-00 (доб. 1801)

Инструкция по работе с мероприятиями 1С:Документооборот

Для подготовки, организации и последующего анализа совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний предусмотрен механизм Мероприятий. Использование данного механизма позволит сократить время на подготовку мероприятий, упростит процедуру подбора и оповещения участников, обеспечит учет и контроль исполнения принятых решений.

Способы создания мероприятия

Для создания мероприятия необходимо на начальной странице с панелью разделов слева выбрать раздел «Совместная работа».

Совместная работа → Мои мероприятия → Создать

Совместная работа → Все мероприятия → Создать

Совместная работа → Создать: Мероприятие

Основная информация о мероприятии

1. Реквизиты
В разделе «Основное» заполнить поля во вкладке «Реквизиты» (обязательные обозначены красным пунктиром):

- Наименование мероприятия
- Вид
- Место (выбрать из предлагаемых или создать)
- Организатор (автоматически указывается сотрудник, который создает мероприятие)
- Даты и время начала и окончания

Добавить или изменить приглашенных на мероприятие лиц можно на вкладке «Участники», ими могут быть не только сотрудники, но и контрагенты или контрактные лица контрагентов.

2. Создание списка участников 

Добавить список участников, можно с помощью кнопки «Подобрать» или «Добавить». Также на данной вкладке можно указать председателя и секретаря мероприятия.
Затем следует установить явку: обязательную для всех с помощью функции «Установить явка обязательна для всех» или вручную, если таковой она является только для некоторых участников.

3. Проверка доступности участников и корректировка времени проведения мероприятия 

Для отображения состояния занятости участников нажмите кнопку «Проверить доступность». Планировщик подскажет, кто из обязательных участников занят в указанную дату и выберет удобные для всех участников дни и время в соответствии с их рабочими календарями.

При необходимости выбрать время, в которое будут доступны все участники, из окна «Занятость сотрудников» или же с вкладки «Участники» нажать кнопку «Подобрать время».

В открывшемся окне отобразится информация о свободном времени всех участников. Затем в группе полей «Выбранное время» необходимо указать новое время проведения мероприятия и нажать на кнопку «Выбрать».

4. Отправка приглашений 

После того, как указаны основные данные, участники мероприятия, определено время, необходимо разослать приглашения. Сделать это можно с помощью кнопки «Отправить приглашения».

После отправки приглашений сотрудникам придет уведомление, появится запись в календаре.

Увидеть, кто принял и кто отклонил приглашение, можно в карточке мероприятия.

Перед началом мероприятия участникам автоматически придет напоминание. Если в программе используется бронирование помещений, то при заполнении поля «Место», программа проверит наличие брони по другим мероприятиям, если в указанную дату и время помещение свободно, то автоматически забронирует его, в противном случае - программа выдаст сообщение о том, что помещение занято, и не даст записать такое мероприятие.

5. Создание программы мероприятия

Во вкладке «Программа» мероприятие расписывается по пунктам с указанием даты и времени начала и окончания. Для совещаний, обсуждений – это список вопросов, выносимых на обсуждение. Для конференций – список докладов. Способы ведения программы мероприятия: таблица, файлы, отдельный документ (используется в том случае, если программа мероприятия должна быть оформлена как отдельный официальный документ).

С помощью кнопки «Добавить» можно создать пункт программы мероприятия. В открывшемся окне, необходимо заполнить «Содержание», «Ответственного» за этот пункт и «Время (план)», которое необходимо будет затратить на рассмотрение этого пункта. Нажать на кнопку «Записать».

6. Файлы мероприятия

На вкладке "Файлы" можно хранить материалы выступающих, программу, протокол, списки участников и другие вспомогательные материалы. Просмотр файлов доступен всем участникам мероприятия, добавить файлы может автор мероприятия или участники, имеющие расширенный доступ.

В системе предусмотрены возможности не только добавления новых файлов, но и корректировки уже существующих. По умолчанию права на редактирование файлов имеют только пользователи с расширенными возможностями – автор, администратор, участник, которому разрешен доступ. 

В разделе «Основное» на вкладке «Обзор» доступен предпросмотр файлов. Для редактирования нужно выбрать файл, нажать на него правой кнопкой мыши, в открывшемся меню выбрать «Изменить».

В открывшемся окне выбрать «Редактировать», нажать кнопку «Продолжить». Файл сохранится и будет доступен для редактирования.

После сохранения изменений в файле на компьютере необходимо вернуться на страницу редактирования файлов мероприятия в 1С. Выбрать «Сохранить изменения».

Нажать «ОК» и выбрать нужный файл.

Для того, чтобы вернуться к предпросмотру файлов, необходимо завершить редактирование, нажав кнопку «Записать и закрыть». Название файлов может быть прописано черным цветом – файл добавлен, серым – отредактирован, зеленым – на редактировании.

Обработка мероприятия

Во вкладке «Обработка» можно добавить порядок действий для подготовки и проведения мероприятия с указанием сотрудников, ответственных за данные действия. Запустить процесс обработки можно, нажав на кнопку «Начать обработку».

После начала обработки появится строка с датой и временем начала обработки, а также значок  (таким образом обозначен этап, на котором находится обработка).

Все сотрудники из списка получат новые задачи для выполнения назначенных действий, также появится ссылка на задачу на странице мероприятия. В колонке «Состояние» информация обновляется автоматически после завершения задач.

При необходимости поставить обработку документа на паузу – нажать кнопку , чтобы прервать обработку документа – кнопку (обязательно указав причину в открывшемся окне). После можно начать обработку заново.
После завершения обработки все этапы будут отмечены знаком .

Протокол мероприятия

Вкладка «Протокол» схожа с «Программой», только там прописывается то, что фактически происходило на мероприятии. Вкладка протокол будет доступна только в том случае, если в настройках вида мероприятия указано, что это протокольное мероприятие. Вести протокол можно для совещаний, обсуждений, собраний и т. д. Председатель и секретарь имеют права на изменение мероприятия. Заполнить протокол можно на основании введенной ранее программы, для этого необходимо воспользоваться кнопкой «Заполнить», при этом некоторые поля все равно нужно будет заполнить самостоятельно.

После выбора пункта протокола и клика на кнопку «Изменить» откроется окно для заполнения недостающих данных.

Если для пункта протокола требовалось установить решение, то его необходимо описать в поле «Решили», после чего на вкладке «Программа» поле «Решение» для данного пункта автоматически изменится на «Принято». Если для пункта протокола требуется исполнение, то необходимо указать сроки и пользователей, которым в дальнейшем придет задача на исполнение данного пункта.

После того, как поля будут заполнены, необходимо закрыть окно нажатием на кнопку «Записать и закрыть».

Просмотр и состояние мероприятий

Просмотр мероприятий можно произвести в разделах «Мои мероприятия» или «Все мероприятия».

Состояние мероприятий отображается специальными значками:

• Пусто – состояние не установлено
• Зеленый круг (не закрашен) – мероприятие в процессе подготовки, не указаны даты
• Зеленый круг (закрашен наполовину) – мероприятие на стадии подготовки, даты указаны
• Зеленый (полностью) – мероприятие проведено
• Красный – мероприятие просрочено
• Серый – мероприятие отменено

В карточке мероприятия состояние отображается в одноименном поле. Множественные состояния отображаются через запятую, например: "В стадии подготовки", "Приглашения приняты", "Программа утверждена" и др. Также посмотреть состояние мероприятия можно в разделе «История состояний».

Печать основной информации о мероприятии (дата, время, место, организатор, список участников, программа, протокол) осуществляется при нажатии на кнопку «Карточка мероприятия» в открывшемся окне. Доступна всем участникам мероприятия.

Обсуждение мероприятия

Обсуждение мероприятия участниками возможно в разделе «Форум» («Совместная работа»).

Также просмотреть обсуждение участников можно в окне мероприятия – раздел «Форум».

Отчеты по мероприятиям Система 1С помогает также выполнить анализ проведенных мероприятий. Для этого существуют различные аналитические отчеты.
В разделе «Совместная работа» выбрать «Отчеты».

Выбрать нужный вид отчета по мероприятиям.

Для того, чтобы сформировать отчет, нужно выбрать необходимые параметры и нажать кнопку «Сформировать».

Готовый отчет можно распечатать, сохранить как файл, отправить по почте.

Информационно-аналитический центр 
63-49-00 (доб. 1801)